Upravljanje vremenom u savremenom društvu. Zašto ljudi nemaju dovoljno vremena i kako naučiti pratiti sve. Osnovna pravila za efikasno upravljanje privremenim resursom. Upravljanje vremenom je sposobnost kontroliranja količine vremena provedenog na određenim aktivnostima, mudro upravljati njime, analizirati efikasnost vašeg rada i pronaći dodatne resurse, čime se povećava produktivnost. Takve vještine daju osobi priliku ne samo da prati planirane aktivnosti, već da to radi efikasno i da se zabavi. Nauka koja proučava proces planiranja i upravljanja vlastitim ili tuđim vremenskim resursom naziva se upravljanje vremenom.
Potreba za upravljanjem vremenom
Pitanje upravljanja vremenom na državnom nivou pojavilo se i počelo ozbiljno proučavati u Rusiji još 1920 -ih. Predložene su različite teorije i metode povećanja efikasnosti aktivnosti, uključujući i organizaciju lične efikasnosti svake pojedinačne osobe.
Sedamdesetih godina dvadesetog vijeka uvedena je ideja da se sistem ličnog upravljanja vremenom zasniva na efikasnom razmišljanju pojedinca, koje treba razviti. Tek 2007. godine odjel za upravljanje vremenom pojavio se na jednom od moskovskih univerziteta. S jedne strane, vrijeme nije neograničeni resurs, pa ne čudi što nam često nedostaje. No, s druge strane, za sve ljude u toku dana vrijeme je isto. Pa zašto, uz istu cijenu, neki uspijevaju učiniti mnogo više od drugih i, kao rezultat toga, postići veći rezultat? Ne radi se o broju sati, već o efikasnosti njihovog korištenja.
Mnogi ljudi griješe misleći da je upravljanje vremenom potrebno samo menadžerima na poslu i ljudima koji patološki ne rade ništa. Zapravo, svi moraju naučiti umjetnost upravljanja svojim vremenom kako bi bili uspješni ne samo u poslu, već i u životu. Zadatak upravljanja vremenom nije da vas uvede u neku vrstu okvira. Naprotiv, planiranje vam omogućuje da proširite ovaj okvir, jer ni sami ne primjećujete koliko se vremena, ako se pravilno potroši, može osloboditi. Da biste ovladali naukom o upravljanju vremenom, nekome će trebati nekoliko sedmica, a drugima mjesecima. Sve ovisi o nekoliko faktora:
- Snaga volje … Bez ove karakterne crte, u principu je teško postići bilo kakve rezultate. Stoga, ako nešto nije uspjelo prvi put, nema potrebe odustajati. Morate shvatiti zašto nije uspjelo i ponovite to ponovo.
- Prethodne vještine planiranja … Ako osoba zna planirati neke svoje radnje, na primjer, kupovinu, rekreaciju, održavanje događaja, tada bi trebala biti upoznata s osnovnim principima planiranja. U tom će mu slučaju biti lakše naučiti upravljati vremenom nego nekome tko cijeli život živi improvizirano. Ipak, ništa nije nemoguće za drugu kategoriju ljudi, samo može potrajati malo duže.
- Podrška … Koliko često osoba radi nešto za kompaniju: počinje ili prestaje pušiti, ide u teretanu, posjećuje bilo koje događaje. Veoma je važno imati podršku voljenih osoba. Stoga, ako cijeli tim ili cijela obitelj donesu odluku o razumijevanju umijeća upravljanja vremenom, tada će se rezultat postići mnogo brže.
Tabu kada planirate svoje vrijeme
Prije nego naučite kako upravljati svojim vremenom, morate analizirati šta mu je potrebno 24 sata. Iscrtavši barem jedan dan u satima i minutama, možete vidjeti da je većina dragocjenih resursa uzalud potrošena.
Razmotrimo glavne tabue u upravljanju vremenom:
- Dug san … Ne možete nigdje otići - morate spavati kako biste imali snage efikasno provesti ostatak vremena. Zdrav san traje 8 sati. Ali spavanje prije ručka nije mudro upravljanje vremenom.
- Telefonski razgovori … Telefon štedi i gubi vaše vrijeme. S jedne strane, informacije se mogu brže primiti ili prenijeti. Ali, s druge strane, isprazni razgovori ponekad oduzmu veći dio dana.
- Gledanje televizije i igranje igara … Naravno, morate se odmoriti i svi razumiju značenje ove riječi na svoj način. Ali gledanje sljedeće serije ili novog "strijelca" neće moći napuniti novu snagu, niti biti korisno.
- Loše navike … Ljudima sa nezdravim navikama, poput pušenja, potrebno je dosta dana tokom dana da naprave pauzu. Čini se da je ispijanje šalice kave ili pušenje pitanje 2-3 minute, ali naš se dan sastoji od ovih minuta.
Svatko može pronaći još nekoliko točaka u svojoj rutini, gdje provodi vrijeme, i pokušati ih ukloniti iz života ili ih barem smanjiti. Što prije čovjek to shvati, prije će naučiti cijeniti i mudro provoditi svoje vrijeme.
Savjet! Nema potrebe žaliti za proteklim vremenom. Ovo je potpuno beskorisna vježba, jer se neće vratiti. Bolje je od sada učiti da se ne dopusti beskorisno rasipanje.
Karakteristike upravljanja vremenom nastave
Postoje različite tehnike koje podučavaju osnove upravljanja vremenom. Mnogo tematskih informacija o ovom pitanju može se pronaći na Internetu. Ali bolje je kad će profesionalac s vama podijeliti tajne. Povećana potražnja za proučavanjem ovog pitanja stvara ponudu. I danas se u našoj zemlji literatura štampa u velikim količinama i održavaju se razne obuke o upravljanju vremenom.
Obuka je jedna od nastavnih metoda koja vam omogućava stjecanje potrebnih znanja, vještina i sposobnosti direktnom praktičnom obukom. Njegova velika prednost je u tome što student ne samo da uočava sve navedene informacije, već može odmah primijeniti stečeno znanje u praksi. Postoji živa komunikacija s trenerom i sa grupom istomišljenika.
Unatoč činjenici da su osnovni principi upravljanja vremenom isti, obuke se mogu strukturirati na različite načine. Svaki trener sam određuje kako će mu biti lakše prenijeti svoje iskustvo obučenoj publici. Časovi upravljanja vremenom nude niz pravila ili aktivnosti koje treba slijediti kako bi se razvila sposobnost upravljanja vremenom.
Ali morate shvatiti da će putovanje na sam trening, čak i ako ga vodi visoko kvalificirani stručnjak, bez napora s njegove strane biti beskorisno. Planiranje, podjela planova na važne i ne tako važne, hitne i odgođene - sve to morate učiniti sami.
Još jedan pristupačniji način dobijanja informacija o upravljanju životom i vremenom je specijalizirana literatura. Na ovu temu napisane su mnoge knjige domaćih i stranih autora. Mnogi od njih su vodeći treneri, tako da se možete upoznati sa materijalom prije pohađanja odgovarajuće obuke. Prednost knjige u odnosu na trening je niža cijena, mogućnost čitanja u prikladnom trenutku i ponovnog čitanja, pravljenja bilješki.
Popularne knjige u 2016. koje vam govore kako efikasno upravljati vremenom su:
- "Maksimalna koncentracija". Napisala Lucy Joe Palladino;
- "Lak način da prestanete odgađati." Napisao Neil Fiore;
- "Muza i zvijer". Napisala Yana Frank;
- "Esencijalizam". Napisao Greg McKeon;
- "Kako stvari dovesti u red." Napisao David Allen;
- Time Drive. Autor Gleb Arkhangelsky;
- „365 dana kreativne osobe. Dnevnik ". Napisala Yana Frank;
- "Dobra godina. Marketinški tjednik ". Objavio Igor Mann;
- “Kako raditi 4 sata sedmično”. Napisao Tim Ferris;
- "Umjetnost održavanja koraka". Napisao Alan Lacaine.
Osnovna pravila za efikasno upravljanje vremenom
Ako je osoba učinila prvi korak, uvidjela problem nepravilnog planiranja svog vremena i želi ga riješiti u bliskoj budućnosti, tada je potrebno shvatiti neke tajne upravljanja vremenom. Sljedeće smjernice će vas uputiti kako pravilno upravljati svojim vremenom.
Uklanjanje "slučajeva-parazita"
Izazov je analizirati svoj dan i zakazati ga što detaljnije. Potrebno je zapisati ne samo korisna djela koja su završena. To bi također trebalo uključivati opuštanje, komunikaciju i druge aktivnosti. Sada morate označiti one točke koje bi mogle uštedjeti vrijeme bez ikakvih oštećenja. Ovo su "slučajevi parazita" koji kradu dragocjene minute. Da biste isključili sve beskorisne aktivnosti, morate analizirati više od jednog dana, ali rezultat neće dugo čekati. Provođenje sedmice na vašoj listi obaveza može vam uštedjeti mnogo više vremena u budućnosti izrezivanjem nepotrebnih stvari iz vašeg rasporeda.
Zakazivanje rasporeda
Uklanjanjem "slučajeva parazita" iz vašeg rasporeda, možete započeti racionalno planiranje vremena. Uspješni ljudi stalno planiraju svoje vrijeme, povećavajući tako produktivnost svojih aktivnosti.
Planiranje ne treba raditi u glavi, već na papiru. Nije važno radi li se o dnevniku uvezanom u kožu ili običnom papiru. Slučajeve je potrebno pisati po važnosti. Ako se tijekom dana pojavi novi zadatak, to bi također trebalo biti zapisano u vašem planu, uzimajući u obzir prioritet u odnosu na prethodno planirano. Završene slučajeve treba izbrisati sa liste. Daje snagu i potiče na plodne aktivnosti.
Planiranje bi trebalo biti veće do manje. Od planova za godinu, glatko pređite na planove za svaki dan. Za svaki zadatak potrebno je postaviti posebne rokove.
Na obukama o upravljanju vremenom treneri često preporučuju crtanje stabla kao utjelovljenje glavnog velikog cilja. Grane koje se protežu od njega mali su zadaci koje je potrebno riješiti na putu do postizanja. Svaka grana može se granati više puta sve dok se zadaci ne podijele na male, jasne i razumljive. Naravno, crtanje drveća pri planiranju za svaki dan nije potrebno, ali vizualiziranje vašeg plana vrijedi. U upravljanju vremenom postoji pravilo 10/90. Formulirano je na sljedeći način: 10% vremena koje potrošite na zakazivanje zadatka uštedjet će 90% vremena potrebnog za njegovo dovršavanje.
Izgradnja snage volje
Nije dovoljno naučiti kako pravilno planirati svoje vrijeme. Potrebno je slijediti zacrtani plan. Ali često se događa da ste ujutro ustali s bolnom glavom i niste htjeli raditi vježbe; došao s posla umoran i nije išao na tečajeve; vaš omiljeni film je na TV -u, a vi ste zakazali termin. Organiziranje vašeg dana počinje tako što ćete se sami organizirati. Ako vam je u početku teško žrtvovati gledanje omiljene emisije, možete je gledati tako što ćete u ovo vrijeme staviti televizor u kuhinju i skuhati večeru. Ako vam se ne da ujutro planirano trčanje po kišovitoj kiši, možete ponijeti svoj muzički player sa sobom i raspoloženje će vam se podići. Nema potrebe napuštati planirane slučajeve, vrijedi tražiti kompromis i sa zadovoljstvom ih ispuniti.
Određivanje prioriteta
Najteži dio umjetnosti upravljanja svojim vremenom je pravilno odrediti prioritete, ističući glavni i sporedni cilj. Ovo vam omogućava da pravilno rasporedite zadatke na listi.
Utvrdivši glavne zadatke, potrebno je analizirati koje će se posljedice dogoditi ako se završe ili ne završe na vrijeme. Ako ispravno istaknete glavnu stvar, tada možete vidjeti da će kršenje rokova za provedbu glavnog zadatka imati ozbiljne posljedice.
Najvažnije i najteže stvari najbolje je učiniti ujutro. Tokom ovih sati mozak se odmara, svijest je bistra, pažnja je maksimalno koncentrirana. Postoje situacije u kojima se za dovršetak zadatka planira manje vremena nego što se stvarno potroši iz razloga na koje osoba ne može utjecati. Stoga, ako planirate važne stvari za popodne, one se možda neće obaviti na vrijeme, zbog čega će doći do ozbiljnih posljedica.
Svi slučajevi se mogu uslovno podijeliti u četiri grupe: hitni i važni; važno, ali nije hitno; hitno, ali nije važno; nije hitno i nije jako važno. Preporučuje se da stvari unesete u svoj dnevnik sljedećim redoslijedom:
- važno i hitno;
- hitno, ali manje važno;
- važno, ali nije hitno;
- drugo.
Prema jednom od pravila upravljanja vremenom (pravilo Pareto 20/80), ispravno određivanje prioriteta može uštedjeti do 80% resursa. Formulirano je kako slijedi: 20% aktivnosti potrošenih na glavne zadatke donosi 80% efikasnosti; zauzvrat, 80% aktivnosti potrošenih na provedbu beznačajnih zadataka donijet će samo 20% rezultata. Ovo opet sugerira da je potrebno moći istaknuti važno i odbaciti nepotrebno.
Određivanje uslova rada
Da biste razvili sposobnost upravljanja vremenom, morate postaviti jasne rokove za svaki zadatak. U suprotnom, može se odgoditi na neodređeno vrijeme. Imajući određeni rok za izvršenje zadatka, osoba nastoji stići na vrijeme. O tome svjedoči povećana produktivnost učenika dan prije sesije, ovaj primjer se često daje tokom treninga. Ponekad je korisno sami postaviti takve rokove kako biste se što više koncentrirali na dovršetak zadatka i mobilizirali sav svoj potencijal. Ne pretjerujte u eksperimentima s rokovima. To može dovesti do prenaprezanja, gubitka snage i drugih negativnih posljedica. Zauzvrat, obavljanje posla onako kako stiže pomoći će uštedjeti ne samo vrijeme, već i energiju. Ako se sve manje poteškoće koje se pojave na putu do glavnog cilja riješe kako dođu, onda nemaju vremena pretvoriti se u grudvu nerješivih problema. Ako su svi zadaci dovršeni, ali snaga i vrijeme omogućuju vam da se nosite s dodatnim zadatkom, nema potrebe odgađati ga. Nakon što je zadatak izvršio danas, zakazan za sutra, osoba će biti sigurna da će imati vremena da završi sve aktivnosti planirane za sljedeći dan. Ne biste trebali odgađati završetak predmeta koji su započeti danas, a nisu okončani u roku koji ste sami odredili. Svaki zadatak rješava se brže, sve dok ste fokusirani na njega. Odgađanjem završetka posla za sutra, osoba se prisiljava da se ponovo prilagodi i usredotoči na to, a to oduzima mnogo vremena.
Delegiranje i automatizacija
Ne morate se bojati pomoći. Štaviše, ako postoji mogućnost da se izvršavanje bilo kakvih zadataka povjeri drugoj osobi, to se mora iskoristiti. Ne uvijek se dobar rezultat može postići samo sam. Isplativije je potrošiti vrijeme poučavajući drugu osobu jednom zadatku, nego to stalno raditi sami. Pogotovo ako nije uključeno u kategoriju glavnih. Tako se oslobođeno vrijeme može potrošiti na važnije zadatke.
Automatizacija određenih procesa igra jednako važnu ulogu u procesu efikasnog upravljanja vremenom: automatsko sortiranje obavijesti putem e -pošte, automatska redovna plaćanja itd. Sve što može funkcionirati bez vašeg sudjelovanja štedi dodatno vrijeme.
Potpuni odmor
Morate planirati ne samo radno vrijeme, već i odmor. Štoviše, mnogi stručnjaci preporučuju da od ove točke započnete s popunjavanjem dnevnika. Bez odgovarajućeg odmora, osoba ne može raditi produktivno, pa se ova komponenta uspjeha ne smije zaboraviti.
Neki ljudi, u nastojanju da što više stignu na vrijeme, namjerno sebi uskraćuju sva zadovoljstva, pokušavajući svaki minut potrošiti na posao. Kao rezultat toga, produktivnost opada jer se umorna osoba ne može koncentrirati i donositi brze i mudre odluke.
Odmor bi trebao biti potpun. Kada provodite vrijeme s porodicom ili prijateljima, morate uživati u komunikaciji, a ne razmišljati o novim poslovnim shemama ili planu za sastanak s partnerom. I to neće pomoći uzroku, a izazvat će i nezadovoljstvo bliskih ljudi. Kako upravljati vremenom - pogledajte video:
Sposobnost upravljanja svojim vremenom omogućava osobi da bude uspješna i sretna. Stoga neće biti suvišno shvatiti ovu umjetnost ne samo za glavu, već i za domaćicu. U različitim izvorima možete nabrojati različit broj metoda, tehnika i pravila za efikasno upravljanje vremenom, ali svi se svode na iste principe: kompetentno planiranje i određivanje prioriteta. Savladavši osnove ove nauke, svi će moći da formulišu svoja pravila o načinu upravljanja životom i vremenom.
