Glavni aspekti formalne međuljudske komunikacije, njeni standardi i područja primjene. Posebne sorte i pravila koja ograničavaju ovu vrstu interakcije. Formalna međuljudska komunikacija je vrsta interakcije među ljudima koja je prihvaćena u društvu i koristi se za strance ili poznanike čiji se razgovor ne produbljuje na emocionalnoj razini i čisto je informativne prirode. Ograničeno pravilima ponašanja i bontona, koji su općenito prihvaćeni i obavezujući.
Opis formalne međuljudske komunikacije
Komunikacija je najvažnija vrsta interakcije među pojedincima, bez koje je vrlo teško zamisliti postojanje i lični rast. Neophodan je u svim aspektima ljudskog života. Ovisno o tome gdje osoba komunicira, mogu se razlikovati dvije glavne vrste: formalna i neformalna. Glavna razlika između prvog je prisutnost mnogo različitih stavova koji ograničavaju osobu u prosuđivanju i označavaju određeni okvir koji se ne može prijeći.
Drugi naziv za formalnu komunikaciju je zasnovan na ulogama. Odnosno, uzima se u obzir specifična uloga u društvu, koja regulira odnos i etiku ponašanja između dvoje ljudi. Svaki pojedinac ima poseban pečat društva u kojem je osoba odrasla, uslova u kojima se trenutno nalazi i ovlasti koje su mu dodijeljene. On obavlja neku vrstu uloge u odnosu na sagovornika i zauzima poziciju koja zahtijeva odgovarajući odnos prema sebi. Zato možemo reći da se formalna vrsta komunikacije obavlja unutar propisanih uloga za sve.
Na primjer, osoba radi na visokom položaju i komunicira sa svojim podređenim kao šef, zahtijevajući od njega da ispuni svoje dužnosti. Ovdje se morate odnositi prema njemu s poštovanjem i bespogovorno slušati njegovo mišljenje. Recimo da podređeni živi pored ove osobe i često se sastaje s njim u blizini ograde, razgovarajući o sadnicama, vremenu, pa čak i općoj razonodi. Druga opcija bit će ograničena na neformalnu međuljudsku komunikaciju, iz koje su uklonjene uloge šefa i zaposlenika. Bez ovih maski potpuno su jednaki u razgovoru.
Zato se može tvrditi da formalna međuljudska komunikacija regulira poslovne odnose na koje utječu brojni birokratski faktori. Vrlo je ograničen i poštuje niz pravila i propisa i prihvaćenih standarda kojih se morate pridržavati.
Razlike od neformalne komunikacije
Komunikacija je prilično višestruki proces, koji se u svakom slučaju razlikuje od sličnog, pa je potrebno istaknuti neke nijanse. Oni predstavljaju glavne razlike između dva tipa interakcije koji se najčešće koriste u društvu. Razmotrite karakteristike formalne komunikacije:
- Target … Svaki formalni razgovor, ma kakav on bio, ima određenu svrhu, na koju se komunikacija svodi. Odnosno, ili žele primiti neke korisne informacije od neke osobe, ili im trebaju prenijeti nešto važno. U oba slučaja, razgovor je ograničen na ove ciljeve i ne bi trebao prelaziti na druge aspekte. Ako službeni razgovor nema određenu svrhu za koju se vodi, onda se više ne može tako nazvati. Formalna komunikacija je alat kojim ispunjavaju svoje radne potrebe ili rješavaju svakodnevna pitanja. Ako nema potrebe za krajnjim rezultatom takvog razgovora, on ni ne nastaje. Zato je svrha najvažniji atribut formalne međuljudske komunikacije.
- Sadržaj … Ono o čemu ljudi govore tokom formalnog razgovora takođe igra veliku ulogu. Ovo bi trebao biti nedvosmislen razgovor koji pojašnjava neke radne tačke za jednog ili dva sagovornika. Ovisno o konkretnom cilju, njegov sadržaj trebao bi biti povezan s poslom ili onim odnosima u kojima se ljudi nalaze. Diskusija bi trebala obuhvatiti posebne aspekte rada. Pitanja su lakonska, a odgovori kratki i smisleni. Nema mjesta blistavom humoru ili drugim primjetno svjetlijim okolnostima. Izuzetno suh informativni razgovor, koji bi trebao biti što je moguće korisniji za jednog ili sve sagovornike.
- Status … Nužno uzeti u obzir u formalnoj međuljudskoj komunikaciji. Osoba mora razlikovati i razumjeti ulogu sagovornika i, ovisno o tome, izgraditi svoj stav, izjednačavajući vlastiti status. Njome upravljaju općeprihvaćena pravila ponašanja, etika komunikacije i radni odnosi. Odnosno, pošten i uljudan tretman je obavezan, što ne dopušta osobi da izrazi svoje mišljenje, već služi samo kao maska za dobijanje potrebnih informacija ili usluga.
- Emocionalnost … Jedna od najvažnijih razlika između formalnih i neformalnih tipova međuljudske komunikacije je emocionalna komponenta u razgovoru. Za prvo, ovo je potpuno nekarakteristično. Izražavanje izraza lica ili uz pomoć riječi vašeg subjektivnog odnosa prema osobi ili drugom faktoru apsolutno je neprihvatljivo u formalnoj komunikaciji.
Vrste formalne komunikacije i njihove karakteristike
Formalna komunikacija je prilično monotona i rijetko se ističu određene razlike u jednom ili drugom obliku. Najčešće se klasificira prema opsegu. Ovisno o tome s kim osoba komunicira i što želi postići određenim razgovorom, mogu se razlikovati tri oblika formalne komunikacije.
Igranje uloga
Ovo je zapravo komunikacija čija pravila diktiraju uvjeti. U ovom određenom trenutku osoba igra svoju ulogu, a u odnosu na nju izgrađuju se njene interakcije s drugima.
Na primjer, ako je žena kozmetičarka ili savjetnica i komunicira sa klijentom na poslu, ona će koristiti profesionalni jezik, ostati pristojna, pristojna, smiješiti se i raditi svoj posao. Čak i ako joj se sugovornik ne sviđa previše, prisiljena je da se nasmiješi i izgleda prijateljski, jer je na to obavezna svojom izvođačkom ulogom.
Komunikacija zasnovana na ulogama osmišljena je tako da ostane u odbrani emocionalnih odgovora tamo gdje su krajnje nepoželjni. Osim toga, pravilnom izgradnjom predloška za interakciju s ljudima (na primjer, klijentima) možete postići dobre profesionalne rezultate.
Srdačan i gostoljubiv stav utjecati će na posjećenost salona / trgovine / tržišta i poboljšati marketinške performanse. Dakle, možemo reći da je formalna komunikacija zasnovana na ulogama jedinstveno oruđe koje se u vještim rukama pretvara u moćno sredstvo za postizanje vlastitih ciljeva.
Posao
Ova vrsta formalne komunikacije sastoji se u rigoroznoj raspravi o činjenicama koje se odnose na zajednički uzrok. Koriste se samo suvi podaci, koji se moraju saopštiti sagovorniku. Svrha poslovne komunikacije uvijek je ista - materijalna ili profesionalna korist, koja se postiže interakcijom s drugim ljudima koji rade u istoj oblasti. Često se poslovna komunikacija prezentira u obliku pregovora, gdje se sva pitanja od interesa za strane distribuiraju lakonski i tačku po tačku. Zapravo, uz njihovu pomoć, provodi se detaljno informativno upoznavanje. Podaci se prenose s jedne osobe na drugu, a komprimirani su što je više moguće do granica važnosti i vrijednosti svakog prijedloga. Na primjer, osoba radi za veliku kompaniju i mora uputiti podređene o novom projektu. To jest, poslovnim jezikom, on će objasniti sve što je predviđeno u takvim slučajevima. Izlaganje misli je što je moguće jednostavnije, usporedbe i komične digresije nisu tipične.
Funkcionalna
Koristi se za podmirivanje njihovih potreba u svakodnevnom životu i minimalnu interakciju s ljudima. Odnosno, u svakom pojedinačnom slučaju, ima svoju funkciju. Čim se ispuni, komunikacija s tom osobom prestaje.
Istovremeno, ne postoje posebni statusi koji određuju ravnopravnost sagovornika. Također je isključena mogućnost unaprijed planiranih budućih sastanaka.
Najupečatljiviji primjer može biti drugi razgovor u liftu "Na kojem ste spratu?" ili u autobusu "Prođite, molim vas, za kartu." Istodobno, uopće nije važno tko je ta osoba, višeg ili nižeg statusa. Uvijek će ostati samo prolaznik.
Samo opća pravila bontona i ponašanja sa strancima reguliraju funkcionalnu formalnu komunikaciju. Drže distancu između sagovornika i unose svoj dio učtivosti i učtivosti čak i u takvom drugom razgovoru.
Osnovna pravila formalne komunikacije
Kao što je gore spomenuto, pravila su temelj formalne komunikacije. Prema zadanim postavkama, pretpostavlja se da su svi sudionici u razgovoru s njima upoznati i da ih se jednako pridržavaju.
Da bi značajke bile malo specifičnije, postoji nekoliko osnovnih pravila za formalnu komunikaciju:
- Razdaljina … Između sagovornika treba postojati i fizička i psihička distanca. Odnosno, ne možete ući u dušu, pitati o ličnim stvarima ili otići na bliži nivo komunikacije. Razgovor bi trebao teći u jednom smjeru i ne smije ići dalje od vodeće teme. Treba imati na umu da sagovorniku možda nije ugodno otvoriti se tijekom takvog formalnog razgovora i to će izazvati neželjenu reakciju ili izazvati negativne utiske. A ovo će barem pokvariti sliku.
- Pragmatično … Prilikom vođenja službenog razgovora uvijek se morate sjetiti njegove svrhe. Ne možete odstupati od teme niti se kloniti direktnih odgovora. Takav je razgovor iznimno informativan i podržava, stoga bi trebao biti što sažetiji i pragmatičniji. Ne biste trebali namjerno produžavati razgovor ili pokazivati odsutnost.
- Fokus … Za formalnu međuljudsku komunikaciju, razgovor je jednosmjeran. Odnosno, razgovor se kreće u određenom smjeru i ne dotiče se drugih tema. Priroda komunikacije prenosi se iz njegovog cilja, a čim se to postigne, potreba za nastavkom razgovora nestaje sama od sebe.
- Emocionalna blokada … Formalna međuljudska komunikacija ne utiče na nivo osjećaja. Odnosno, ljudi se ne približavaju ni procjeni svojih utisaka, analiziranju ponašanja sagovornika. Štoviše, nema emocionalnosti u razgovoru, ako ne uzmete u obzir profesionalni grubi humor ili troškove sekunde.
Kako preći iz formalne u neformalnu komunikaciju
Prvo morate saznati i sami odrediti zašto to trebate učiniti. U nekim slučajevima, formalna komunikacija osmišljena je kako bi zaštitila ljudske emocije ljudi u tim zanimanjima koji su prisiljeni puno komunicirati s drugima. Ovo je neka vrsta maske za očuvanje vašeg unutrašnjeg svijeta od stranaca koji čak mogu i nenamjerno ući u njega. No, u nekim je slučajevima takav prijelaz jednostavno neophodan. Za to je važno promatrati nekoliko aspekata:
- Reciprocitet … Nemoguće je preći na neformalnu komunikaciju samo s jedne strane. Ovo je nužno recipročan proces, koji je praćen obostranom saglasnošću i svrsishodnim ponašanjem i postupcima. Odnosno, i sagovornik mora biti zainteresiran za takav prijelaz, ili mu barem ne smeta.
- Postupnost … Naravno, nemoguće je, nakon dugotrajne komunikacije na formalnom nivou, u jednom lijepom trenutku prići osobi, udariti je po ramenu i govoriti kao najbolji prijatelj. Za to je potrebno vrijeme, ili možda ne biste trebali računati na takav ishod. Trebali biste početi s postepenim malim pitanjima, pristojnim izrazima koji su napola dobri maniri, a pola istinski zainteresirani za život druge osobe.
- Humor … Čudno, ali prvi na putu do neformalne komunikacije pomoći će pozitivnom stavu i prilici da se zajedno nasmijemo. Trebali biste početi s malim radnim trenucima koji mnogima mogu izgledati komično ili smiješno. Ako osoba stupi u kontakt uz humor, nesumnjivo postoji šansa za uspostavljanje neformalne komunikacije.
- Prioritet … Mnogima se možda neće svidjeti prelazak na neformalnost zbog rizika od gubitka poslovne vrijednosti razgovora. Odnosno, ako ste duže vrijeme komunicirali samo s nekom osobom iz nužde, tada morate početi tako. Prvo biste trebali saznati sve radne trenutke i ciljeve formalne komunikacije, a zatim prijeći na "približavanje".
Šta je formalna komunikacija - pogledajte video:
I formalna i neformalna komunikacija imaju svoja područja primjene. Oni uspješno služe kao alati za interakciju među ljudima različitih kategorija i dobro rade svoj posao. Formalna komunikacija osmišljena je za rješavanje svakodnevnih i radnih trenutaka s ljudima koje ne želite pustiti u svoj život, ali s njima ipak morate komunicirati. Predstavlja bonton na djelu i svjedoči o stepenu obrazovanja svake pojedinačne osobe.